Cara Menuliskan NIP Tanpa Tanda Petik di Excel

Sebagai pegawai, baik pegawai negeri maupun swasta pasti memiliki nomor induk. Biasanya berupa NIP atau NIK, kode berupa angka ini merupakan identitas pribadi dalam sebuah instansi atau perusahaan. Menuliskan NIP di Excel tentu sering digunakan dalam berbagai kondisi, dalam absensi atau dalam berkas-berkas lainnya.

Di Excel, NIP atau nomor induk pegawai umumnya dituliskan dengan tanda petik di depan agar format angka menjadi teks. Namun, masalah kadang muncul untuk penulisan NIP atau NIK yang digunakan untuk mengisi database. Penulisan angka pada database hanya boleh angka saja tanpa tanda petik atau spasi.

Nah, bagaimana cara menuliskan NIP tanpa tanda petik di Excel untuk keperluan database? serta masalah apa saja yang kerap muncul dalam penulisan NIK atau NIP ini. Silahkan lanjut membaca tutorial berikut ini.

Beberapa masalah dalam penulisan NIP atau NIK

Penulisan angka dalam sel Excel susunannya sangat tergantung pada jenis format yang digunakan. Dalam pengaturan standar, Excel akan menggunakan format General untuk setiap penulisan angka. Dalam format General, penulisan NIP atau NIK kadang bermasalah, masalah-masalah itu diantaranya:

1. Angka nol paling depan hilang

Angka nol yang dituliskan di depan susunan NIP atau NIK tidak akan muncul dalam pengaturan format General atau akan hilang setelah dienter.

#solusinya:

Mengatasi masalah ini cukup mudah, hanya perlu merubah format cellnya menjadi teks. Ada 3 cara agar angka nol didepan NIP atau NIK tidak hilang, yaitu dengan cara berikut ini:

1. Awali dengan tanda petik (‘), contohnya (‘0123456789012345). Tanda petik akan merubah format angka menjadi teks sehingga angka nol tidak akan hilang (namun untuk keperluan input database cara ini tidak bisa digunakan karena tidak boleh ada tanda ( ‘ ) dalam data NIP/NIK).
2. Ubah format sel menjadi teks dengan klik pada sel yang berisi angka kemudian klik kanan pilih Format Cell dan pada Category pilih Text kemudian klik OK.
3. Isikan sel dengan formula yang berisi teks, contohnya =”0123456789012345″ (cara ini juga tidak bisa digunakan untuk format database).

2. Angka paling belakang yang berubah jadi nol

Masalah lainnya dalam penulisan NIP atau NIK adalah berubahnya angka paling belakang NIP menjadi nol. Masalah ini muncul saat menuliskan angka lebih dari 15 digit. Sementara NIP terdiri dari 18 angka, jadi ada 2 angka akan otomatis berubah jadi nol. Ini terjadi karena pengaturan standar Excel akan mengubah digit ke 16 atau seterusnya dengan angka nol untuk format angka general.

Umumnya, untuk keperluan database karyawan, NIP atua NIK yang diawali tanda petik ( ‘ ) harus dihilangkan tanda petiknya.

#Solusinya:

1. Copy paste spesial value NIP yang bertanda petik pada cell sembarang. Misalkan pada contoh NIP Suratiman di atas, cell sementaranya ada pada E3. Ingat, harus paste special value
2. dan tidak boleh paste biasa. (shortcut paste special value = Alt + E + S → V lalu klik Enter).
3. Setelah cell sementara terisi NIP yang sudah tanpa tanda petik. Copy pastekan lagi pada cell NIP awal tadi. Pada bagian ini gunakan paste biasa atau dengan shortcut CTRL + V.
4. Tanda petik di NIP sudah hilang bukan? Perlu diingat cell NIP yang telah dirubah ini tidak boleh diganggu gugat atau diedit lagi. Karena jika diedit sedikit saja maka format angkanya akan kembali general dan angka ke 16 menjadi 0 kembali.