Cara Membuat ToDo List di Excel + Progress Bar

Selain sebagai software yang sangat membantu dalam hal hitung menghitung, Excel juga punya manfaat lain. Yaitu untuk membantu pencatatan progress pekerjaan atau lebih dikenal sebagai ToDo List. Dengan ToDo List kita akan lebih mudah menandai pekerjaan yang sudah dikerjakan dan melihat sudah seberapa jauh pekerjaan diselesaikan.

Cara membuat ToDo List di Excel cukup mudah, kita dapat memanfaatkan fungsi dropdown list atau checkbox serta menambahkan grafik progress bar dan conditional formating untuk mempercantik ToDo List. Untuk itu, berikut saya buatkan tutorialnya untuk Anda.

1. Membuat ToDo List di Excel dengan Drop Down

Pertama kita buat tabel excel yang berisi kolom list pekerjaan dan kolom status pekerjaan. Dalam kolom status pekerjaan kita menggunakan drop down yang berisi nilai pekerjaan sudah selesai, dalam proses atau batal.

Dalam setiap status diberi bobot nilai, 3 untuk pekerjaan yang sudah selesai, 1 untuk pekerjaan dalam proses dan nilai 0 untuk pekerjaan yang batal. Sehingga tampilannya seperti berikut ini:

1. Pertama buat list pekerjaan dengan menambahkan pekerjaan pada kolom list pekerjaan.
2. Buat kolom status yang isinya merupakan nilai Selesai, Dalam Proses atau Batal, drop downnya dapat dibuat menggunakan Data Validation pada tab Data. Shorcutnya Alt + A + V + V dengan sebelumnya sudah memilih/memblok sel pada kolom status yang diinginkan.
3. Selanjutnya akan muncul dialog box Data Validation, pada Validation Criteria ubah pilihan allow menjadi List. Kemudian pastikan Sourcenya berada pada sel yang berisi ke tiga nilai dari status tadi dan lanjut klik OK maka drop down status sudah bisa digunakan. Panduan lengkap membuat drop down dapat dilihat di sini: Cara membuat drop down list di excel.
4. Tahap berikutnya, kita dapat membuat nilai total jumlah pekerjaan dengan menggunakan rumus COUNTIF. Pada contoh ini rumus yang digunakan =COUNTIF($D$9:$D$18;”<>”). Kriteria “<>” berfungsi menghitung sel yang tidak kosong.
5. Untuk menentukan persentase pekerjaan yang sudah diselesaikan atau % komplit maka dilakukan pembagian total nilai dengan total progress.
6. Total nilai dicari dengan mengalikan nilai tertinggi yaitu 3 (mewakili pekerjaan yang sudah selesai) dikalikan total pekerjaan.
7. Total progress diperoleh dengan menjumlahkan seluruh status dengan bobot nilainya masing masing.
8. Dengan begitu % komplit pekerjaan dapat diketahui. Selanjutnya tinggal menampilkan progress barnya.

2. Membuat ToDo List dengan CheckBox

Sama seperti cara pertama, buat kolom list pekerjaan dan status. Bedanya pada kolom status menggunakan checkbox atau kotak centang untuk mewakili status pekerjaan. Tanda kotak tercentang mewakili pekerjaan yang sudah diselesaikan dan kotak kosong mewakili pekerjaan yang belum selesai.

Membuat ToDo List dengan checkbox ini lebih simpel dibanding sebelumnya karena hanya ada 2 nilai pada kolom status, yaitu sudah tercentang atau belum dengan kata lain bernilai 1 atau 0. Contohnya seperti gambar berikut:

Langkah-langkah membuat todo list dengan checkbox ini seperti berikut:

1. Pertama buat kolom list pekerjaan kemudian isi dengan daftar pekerjaan. Selanjutnya buat kolom status dan tambahkan tanda kotak centang (checkbox).
2. Untuk menambahkan checkbox buka tab Developer, pada bagian Controls klik Insert dan akan muncul Form Controls, pilih bagian checkbox. Setelah itu maka akan muncul tanda + pada kursor, tempatkan tanda ini pada sel yang akan diisi checkbox.
3. Setelah seluruh sel pada kolom status berisi tanda kotak centang, selanjutnya adalah memunculkan nilai dari checkbox ini. Caranya dengan klik kanan pada checkbox dan pilih Format Control.
4. Pada dialog box Format Control pilih tab control ubah nilai Cell Link dengan sel dimana akan menempatkan nilai True atau False. Setelah nilai True atau False ini muncul gunakan fungsi IF untuk mengonversinya menjadi nilai 1 dan 0 agar lebih mudah menghitung progress pekerjaan.
5. Selanjutnya cari presentase progress pekerjaan dengan membagi total status bernilai True dengan Total pekerjaan. Maka didapat persentase pekerjaan yang sudah diselesaikan.

Menambahkan progress bar pada ToDo List Excel

Progress bar pada dasarnya hanya grafik tambahan untuk melengkapi ToDo List. Penambahan progress bar akan sangat membantu memvisualisasikan kondisi pekerjaan dengan persentase. Saya membuat grafik progress bar ini pada Excel 2013, tampilan jadinya seperti berikut:

Langkah-langkah menampilkan progress bar pada ToDo List Excel adalah seperti berikut ini:

1. Pertama pilih/block kolom total nilai hingga % komplit, pada contoh di atas pada sel (I16 : K17).
2. Klik tab Insert dan pilih Insert Bar Chart pada bagian Charts kemudian pilih Clustered Bar pada bagian 2D bar. Maka 3 buah grafik batang akan muncul.
3. Edit grafik dengan klik tab Design pada Chart Tools. Kemudian klik Switch Row/Column untuk membuat grafik batangnya saling berjejer tumpang tindih.
4. Masih pada Chart Tools, klik Add Chart Element, pada bagian Data Labels pilih Inside Base. Maka akan muncul label pada masing-masing bar chart. Ini bertujuan untuk memunculkan label persen pada grafik batang, label yang digunakan hanya label persentasenya saja, lainnya dapat dihapus.
5. Selanjutnya adalah menyatukan ke 3 grafik bar/batang tadi. Caranya klik kanan pada bar yang paling panjang kemudian pilih Format Data Series kemudian pilih Series Option centang bagian Primary Axis dan ubah Series Overlap menjadi 100%. Maka grafik bar akan tertumpuk menjadi satu bar.
6. Tahap selanjutnya tinggal menyesuaikan pengaturan grafik agar terlihat lebih rapih.

Untuk panduan lengkap membuat progress bar saya juga sudah menuliskannya disini: Cara membuat progress bar excel.

Nah, sekian dulu tutorial membuat ToDo List di Excel dengan progress bar nya ini. Sebenarnya masih ada opsi-opsi lain yang dapat digunakan agar tampilan ToDo List kita kaya fungsi dan memiliki tampilan menarik. Saya akan bahas itu pada artikel-artikel selanjutnya. Jadi, jangan lupa cek artikel terbaru KiatExcel.com selanjutnya ya.