Cara Membuat Drop Down List di Excel dengan cepat

Drop down list merupakan fitur excel yang fungsinya untuk mempermudah input data. Umumnya berisi beberapa pilihan data dan pengguna hanya boleh memilih salah satu dari list tersebut. Cara membuat drop down list di excel juga sangat mudah, hanya perlu beberapa langkah seperti dijabarkan berikut ini.

Menggunakan drop down list atau disebut juga combo box ini akan sangat memudahkan untuk input data yang jumlahnya sedikit. Misalnya data dalam bentuk pilihan “Ya” atau “Tidak”. Cara ini juga akan meminimalisir kesalahan ketik, karena itu disebut data validation. Selain itu drop down list juga akan mempercepat proses input data.

Bagaimana cara membuat drop down list di excel

Ada dua cara membuat drop down list di excel. Kedua cara ini dibedakan berdasarkan cara input list data yang akan dibuatkan drop down nya. Bisa input langsung atau mengambil dari baris data yang sudah ada, berikut penjelasannya.

1. Membuat drop down list dengan input langsung

Cara ini umumnya juga disebut comma-sparated value karena list datanya akan dimasukkan dengan dipisahkan oleh tanda koma atau titik koma. Langkah-langkah membuatnya seperti berikut:

• Pertama pilih atau blok sel yang akan dibuatkan drop down list. Pada contoh ini akan dibuat drop down list kota asal tamu dari sebuah hotel.

• Selanjutnya buka Data Validation pada tab Data grup Data Tools kemudian klik Data Validation. Atau bisa juga menggunakan shortcut : ALT + A + V + V

• Pada bagian box Data Validation Setting lakukan langkah-langkah berikut:
  1. Di bagian drop down Allow pilih List, ini menandakan drop down nya akan dibuat urutan list.
  2. Di bagian Source ketikkan daftar data yang ingin digunakan. Dalam contoh ini akan digunakan nama beberapa kota. Pisahkan masing-masing kota dengan tanda koma atau titik koma (biasanya tergantung setting di excel masing-masing).
  3. Centang bagian Ignore_blank jika Anda membolehkan sel drop down kosong.
  4. Pastikan untuk mencentang bagian In-cell dropdown, bagian ini yang membuat listnya berbentuk drop down.
• Setelah selesai klik OK. Maka drop down list sudah jadi dan siap digunakan.

2. Membuat drop down list dari data di sheet lain

Cara kedua ini sebenarnya mirip dengan cara pertama hanya saja untuk data yang dijadikan sumber drop down listnya diambil dari data sel yang sudah ada. Misalnya untuk contoh ini sudah tersedia data kota asal tamu hotel di sheet2. Data itu bisa digunakan pada kolom Source di bagian Data Validation Setting.

Input pada bagian Source akan tampak seperti ini (=Sheet2!$A$1:$A$4) jadi bukan daftar kota seperti yang sudah dibuat di cara ke satu. Untuk selanjutnya langkahnya sama dengan cara nomer 1.

Bagaimana menghapus drop down list di excel?

Nah, setelah drop down list tadi jadi dan bisa digunkan, terkadang kita dibuat bingung bagaimana menghapusnya. Karena drop down ini akan terus ada pada sel yang ditentukan jika belum di hapus.

Langkah untuk menghapus drop down list seperti berikut:

• Blok sel yang ingin dihapus drop down nya.
• Pilih tab Data > Data Validation.
• Kemudian pada box Data Validation Setting klik Clear All.

Sekarang seluruh drop down list sudah terhapus.

Tips cara cepat input data di drop down list

Untuk mempercepat input data di drop down list, daripada memilih dengan menggunakan mouse Anda juga bisa menggunakan shortcut: Alt + panah atas/panah bawah.

Cara ini bisa mempercepat pemilihan data yang biasanya jumlahnya hanya sedikit sehingga menghemat waktu dan tidak perlu menggeser-geser mouse lagi.

Cukup mudah bukan membuat drop down list di excel. Silahkan dicoba di komputer Anda agar semakin mahir.