Cara Kompres File Excel Agar Jadi Lebih Kecil

Sebagai alat yang sangat baik dan mudah digunakan dalam menampilkan data dan berbagai perhitungan, file Excel seringnya harus di bagikan ke rekan kerja lain. Biasanya membagikannya melalui email. Nah, masalahnya space data yang dapat dikirim melalui email biasanya terbatas sekitar 2 – 5 Mb. Agar bisa dikirim, file Excel yang terlalu besar kadang harus dikompres agar jadi lebih kecil.

Bagaimana cara kompres file Excel agar jadi lebih kecil? saya akan bahan beberapa langkah mudahnya diartikel ini. Tidak ada cara mudah mengompres file Excel dengan sekali klik, apalagi untuk file Excel yang terdiri dari banyak sheet, data, gambar dan perhitungan.

Cara mudah kompres file Excel

Beberapa cara berikut dapat digunakan untuk memperkecil file Excel yang terlalu besar. Meskipun tanpa bantuan software lain cara ini cukup ampuh menurunkan ukuran file Excel jadi lebih kecil. Apa saja caranya?

1. Hapus worksheet atau data yang tidak penting

Cara ini mungkin terlihat kurang penting ya, padahal mengurangi worksheet dan data yang tidak penting dapat mengurangi ukuran file Excel. Terutama untuk file excel dengan banyak sheet hidden yang tidak penting. Worksheet hidden atau tersembunyi inilah yang biasanya tidak disangka-sangka menggelembungkan ukuran file Excel.

2. Ubah ke format binari (XLSB)

Standarnya, file Excel akan di simpan dalam format excel workbook dengan ekstensi *.XLSX. Agar filenya berubah jadi lebih kecil konvert jenis file Excel menjadi fomat binari dengan ekstensi *.XLSB.  Caranya sangat mudah seperti berikut ini.

• Pilih tab File pada ribbon Excel kemudian pilih Save As.
• Klik Browse untuk menempatkan file pada folder tertentu, lalu pilih Save as type kemudian ganti jenis file menjadi Excel Binary Workbook (*.XLSB).

Cara ini dapat menurunkan ukuran file hingga 10 – 20% dibanding dalam format Excel biasa.

3. Hilangkan fungsi yang tidak perlu

Terlalu banyak fungsi yang tidak perlu dapat membuat file Excel membesar. Oleh karena itu, untuk mengompres file Excel kita dapat mengubah nilai yang berisi fungsi menjadi nilai tanpa fungsi sehingga ukurannya jadi lebih kecil.

Caranya seperti berikut:

• Pilih atau block keseluruhan workbook atau data set.
• Kemudian klik F5 untuk memunculkan dialog box Go To, setelah itu klik Special.
• Maka akan muncul dialog box Go to Special, pilih Formula dan centang setiap bagiannya. Ini untuk memilih setiap sel yang mengandung fungsi baik angka, teks, logika maupun fungsi error.
• Setelah copy sel yang sudah terpilih dengan klik Ctrl + C.
• Selanjutnya klik pada bagian Home → Paste kemudian pada bagian Paste Value pilih konversi ke nilai dengan klik pada icon bertuliskan 123. Maka seluruh sel yang memuat fungsi akan dihapus fungsinya dan menyisakan nilainya saja.

Untuk file Excel dengan banyak fungsi cara ini dapat membantu mengurangi ukuran file dikisaran 8 – 10 persen.

4. Kompres gambar

Terkadang file Excel juga perlu disisipi gambar untuk mendukung tampilannya. Masalahnya, terlalu banyak gambar akan membuat file Excel membengkak. Itulah mengapa, sebelum memasukkan gambar ke file Excel sebaiknya di kompres dahulu hingga ukurannya lebih kecil. Cara ini cukup efektif menurunkan ukuran file Excel secara keseluruhan.

Opsi lainnya dapat juga mengompres gambar dengan perintah Compress Picture pada bagian Format Picture Tool. Jika gambar dianggap tidak perlu dan ingin dihapus Anda bisa gunakan tutorial ini: Menghapus gambar di Excel.

5. Hapus dan pindahkan cache pivot tabel

Saat bekerja dengan data yang dirangkum dalam pivot tabel kita harus paham keberadaan cache pivot table. Cache akan secara otomatis terbentuk ketika kita menyimpan pivot table, fungsinya untuk menyimpan replika dari data set sumber. Dengan merupah pengaturan di setting pivot table menjadi tidak perlu menyimpa cache pivot table untuk mereduksi ukuran file Excel.

6. Kompres file ke format zip

Mengompres file Excel ke format zip akan mereduksi ukuran file Excel menjadi lebih kecil sekitar 10 – 15 %. Jadi jangan lupa untuk mengompres file Excel ke format zip sebelum mengirimnya ke kolega Anda jika ingin ukuran file tetap kecil.

7. Hilangkan format data

Menghapus format data akan membuat file Excel yang disimpan jadi lebih kecil. Menghapus beberapa item style seperti warna beckground, border, font akan membantu mengurangi ukuran file Excel.