Cara Membuat Dropdown List dari File yang Berbeda

Dropdown list sangat membantu dalam proses input data di sel excel. Dengan dropdown list dapat mempermudah memilih data yang akan diinput. Selain itu, kita juga bisa mengambil atau memanggil list data dari sheet lain atau bahkan dari workbook di file lain.

Pada tulisan sebelumnya Saya sudah jelaskan langkah-langkah bagaimana membuat dropdown list dari sheet yang berbeda. Nah, pada tulisan kali ini bahasannya adalah bagaimana cara membuat dropdown list dari file yang berbeda.

Dropdwon list dari file atau workbook yang berbeda akan sangat membantu mempermudah input data. Terutama untuk list data yang jumlahnya banyak sehingga tidak perlu mencopy data ke file yang berisi dropdown list. Dengan begitu ukuran file excelnya juga bisa lebih kecil. Bila perlu, pelajari juga cara kompres file excel agar ukuran file excel yang dibuat jadi lebih kecil.

Langkah membuat dropdown list dari file yang berbeda

Ada dua langkah yang perlu dilakukan untuk membuat dropdown list dari workbook atau file yang berbeda.

• Pertama, menamai list data pada workbook dimana data disimpan. Tujuannya agar lebih mudah dipanggil untuk digunakan pada file atau workbook lain dimana dropdown dibuat.
• Kedua, memanggil list data yang sudah dinamai tadi untuk digunakan dalam dropdown list dengan menggunakan fungsi data validations.

Menamai list data

Untuk tutorial dropdown list dari file yang berbeda ini saya akan buat contoh penggunaannya pada pembuatan input nama kota untuk keperluan formulir. Bentuk yang sudah jadinya seperti gambar berikut ini.

Tahapan pertama kita perlu menamai data di workbook 2 atau file ke dua. Pada workbook 2 ini lah data nama kota peserta dimuat. Caranya seperti berikut ini:

1. Buka file workbook 2 (saya menyimpan filenya dengan nama Data_dropdown_list.xlxs). Mengapa mengetahui nama file dari workbook 2 ini penting? karena nantinya nama inilah yang akan digunakan untuk memanggil list data yang akan digunakan pada workbook 1 atau file yang berisi dropdown list.
2. Setelah file terbuka, pilih range sel yang memuat data yang diinginkan. Pada contoh ini data kotanya ada di range A4 sampai A12.
3. Kemudian klik tab Formulas → Define Name, maka akan muncul dialogbox New Name.
4. Ubah nama yang sebelumnya tertera Jakarta menjadi Kota atau nama lain yang mewakili data. Nama inilah nantinya yang akan digunakan saat memanggil data untuk keperluan dropdown list.
5. Setelah itu klik OK.

Memanggil data dropdown list dari file yang berbeda

Setelah workbook 2 selesai diberi nama maka dropdown listnya sudah bisa dibuat.

1. Pertama buka file atau workbook dimana dropdown listnya akan dibuat. Pada contoh ini workbook 1 (filenya Saya beri nama “Dropdown list dari file yang berbeda.xlsx”).
2. Buka tab Formulas → Define Name. Setelah dialogbox Edit Name terbuka isikan dengan bagian Name dengan Input_Nama_Kota (nantinya nama ini yang akan digunakan untuk membuat dropdown list) dan pada bagian Refers to dengan =Data_dropdown_list.xlsx!Kota (harus sesuai dengan nama file dan nama data list yang sudah kita buat sebelumnya) kemudian klik Ok.
3. Untuk mengecek apakah nama data listnya sudah dibuat dengan benar, kita bisa buka Name Manager.
4. Selanjutnya kita dapat membuat dropdown list dengan klik tab Data → Data Validations.
5. Pada dialogbox Data Validation, ubah dropdown Allow menjadi List dan pada bagian Source isikan dengan Input_Nama_kota (ini adalah nama list yang sudah dibuat sebelumnya dengan memanggil data dari workbook 2). Setelah itu klik Ok.

Nah, dropdown list dari workbook yang berbeda file sudah bisa digunakan.

Catatan:

• Data_dropdown_list, pada formula di atas adalah nama file dari workbook ke-2 dimana list data disimpan.
• Dan Kota, adalah nama list data yang di workbook 2.
• Jika nama file dari workbook 2 terdapat karakter – atau # maka harus menggunakan single kuotasi seperti ini =’Data_dropdown_list.xlsx’!Kota.